مدیریت زمان و راهکارهای پیاده سازی آن در زندگی

مدیریت زمان Time management تقسیم بندی زمان برای انجام کارها با برنامه ریزی خاص و نظم بخشیدن به کارها جهت انجام هر چه بهتر آنهاست . از دغدغه های مهم امروزی که همه  افراد هوشمند به آن فکر می کنند مدیریت زمان است. مدیریت زمان برای هر فردی که به موفقیت فکر می کند دارای اهمیت و ضروری میباشد .

اگر یک نگاه کلی به زمان روزانه که در اختیار هر فردی قرار میگیرد داشته باشیم واضح و روشن است که بیشتر از ۲۴ ساعت در روز در اختیار یک نفر قرار نمیگیرد . اما در این میان افراد هوشمند با مدیریت زمان بیشترین بهره وری را جهت انجام کارها به دست می آورند . در این مطلب از سایت گوگلز قصد داریم شما را با مزایا و راهکارهای مدیریت زمان آشنا کنیم.

مزایای مدیریت زمان 

۱- افزایش کارایی و بهره‌ وری : 

کارایی‌ به ‌معنای‌ کمترین‌ زمان‌ یا انرژی‌ مصرفی‌ برای‌ بیشترین‌ کاری‌ که‌ انجام‌ شده‌ است میباشد . افزایش‌ کارایی‌ موجب‌ ارتقا بهره وری‌ و کمک‌ موثر در رسیدن به‌ اهداف‌ خواهد شد.

۲- انجام امور در زمان تعیین شده :

وقتی برای کاری زمان بندی داشته و به آن پایبند باشیم قطعا آن کار در زمان مشخص انجام خواهد شد . پس با تعیین زمان هیچ کار برنامه ریزی شده عقب افتاده ای نخواهیم داشت و در نتیجه از اتلاف وقت و امور غیر ضروری جلوگیری میشود .

۳- کاهش فشار روزانه و در نتیجه افزایش سلامت روان

اگر بتوان کارها را با مدیریت و برنامه ریزی انجام داد و هر کاری را در زمان خود به انجام برسانیم از فشار روزانه ای که بر اثر کارها به ما وارد میشود کاسته شده و در نتیجه فکر راحت و بدون استرسی خواهیم داشت .

۴- ایجاد انگیزه لازم برای انجام کار

مدیریت زمان انگیزه را جهت انجام کارها بیشتر خواهد کرد . اگر بدانیم که در چه ساعتی قرار است چه کاری انجام شود و برنامه ریزی درستی داشته باشیم انگیزه برای انجام آن کار افزایش خواهد داشت .

۵- تمرکز بر روی اولویت ها با مدیریت زمان

وقتی کارها را زمانبندی و اولویت بندی کنیم تمرکز برای انجام کار بر روی کار با اولویت بالاتر بیشتر خواهد بود .

راهکارهای مدیریت زمان

۱- تعیین مدت زمان مشخص برای هر کار

اگر برای هر کار که قرار است انجام شود مدت زمان آن را از قبل مشخص کنیم و از ابزار مدیریت زمان استفاده کنیم توانسته ایم از یکی از راهکارهای مدیریتی برای کنترل وقت استفاده کنیم. برای کارهاى زمان بر ، یک حداکثر زمان را در نظر گرفته و پس از پایان زمان تعیین شده کار مورد نظر را تعطیل کرده و به هیچ وجه دیگر به آن نپردازید و ادامه کار را به روز آینده و زمان تعیین شده بعدى موکول کنید.

۲- نوشتن و تفکیک کردن کارها

همیشه گفته شده کارهای خود را بنویسید تا سرعت انجام آن کار بیشتر شود . کاری که نوشته شده و تفکیک شده باشد و زمان بندی انجام آن نیز مشخص باشد قدرت انجام گرفتن بالایی را خواهد داشت . پس حتما کارهای خود را بنویسید تا از نحوه انجام شدن آن در مهلت تعیین شده شگفت زده شوید . در نظر داشته باشید از انجام چند کار با هم پرهیز کنید.

۳- از انجام کارهاى تکرارى بپرهیزید

سعى در انجام امور تکرارى نداشته باشید و سعى کنید کارهاى تکرارى را مانند کارهاى کم اهمیت به دیگران واگذار کنید. همچنین از اصل تفویض اختیار در کارهاى غیرضرورى استفاده کنید و هیچ گاه سعى در تک روى در انجام امور نداشته باشید و بدانید همواره کسانى هستند که توانایى انجام صحیح کارهاى مورد نظر شما را دارا مى باشند. پس بعضى از کارها را بر عهده آنها گذاشته و خودتان را مشغول امور کم اهمیت نکرده و صرفاً به امور کلیدى بپردازید.

در پایان چند نکته کلیدی که میتواند تاثیر مطلوبی بر عملکرد شما و همچنین مدیریت زمان بهتر بگذارد را برای شما به اختصار شرح میدهیم .

۱- تقسیم بندی زمان

همانطور که در ابتدای مطلب هم گفتم یکی از کارهایی که می توان انجام داد تا مدیریت بهتری بر زمان داشته باشیم تقسیم بندی زمان روز برای انجام کار است. این زمان باید طوری برنامه ریزی شود که با آستانه خستگی فرد مطابقت داشته باشد . بعضی ها با ۶۰ دقیقه کار مستمر خسته میشوند و برخی با ۹۰ دقیقه .شما می توانید با این تقسیم بندی، زمان های کاری خودتان را مشخص کنید و روزتان را به این بازه های زمانی مثلاً ۶۰ دقیقه ای تقسیم کنید و در هر کدام به یک کار بپردازید.نکته دیگر در این اصل این است که پس از اتمام هر کدام از این بازه های زمانی نیاز است که یک استراحت اندکی داشته باشید تا انرژی شما مجدد شارژ شود.

۲- برنامه ریزی برای انجام کار

برنامه ریزی می تواند بسیار ساده باشد. در ساده ترین حالت شما می توانید برروی یک برگه کاغذ کارهای یک ماه پیش روی خودتان را بنویسید و آن را به کارهای هفتگی و روزانه تقسیم کنید. این موضوع به شما کمک می کند در ابتدای هر روز لیست کارهای آن روز را تهیه کنید و براساس همین کارها، روزتان را شروع کنید. نکته مهم در برنامه ریزی روزانه این است که تعداد کارهایی که در یک روز با کمک گرفتن از مدیریت زمان برنامه ریزی می کنید زیاد نباشد. معمولاً پیشنهاد می دهند تعداد این کارها حدود پنج تا شش مورد باشد.

۳- تمرکز کلید انجام بهتر کارها

در زمان انجام کارها سعی کنید تمرکز داشته باشید و زمانی که وارد یک کار می شوید اجازه ندهید کارهای دیگر شما را از پیشبرد این کار خاص باز دارد. تمرکز اصل مهمی است که در کنار مدیریت زمان و برنامه ریزی بسیار ضروری و مهم است. پیشنهاد می کنم با خودتان قرار بگذارید که زمانی که مشغول کاری شدید تا پایان زمان اجرای آن به کار دیگری فکر نکنید.

اگر شما نیز روشهایی را امتحان کردید که با مدیریت زمان توانسته اید بازدهی مناسبی در انجام کارها داشته باشید در پایین این مطلب برای دوستان خود به اشتراک بگذارید .