مدیریت بهتر زمان – چگونه زمان را بهتر و کارآمدتر مدیریت کنیم؟

مدیریت بهتر زمان مسئله ای مهم در زندگی ما انسان ها به شمار می اید چرا که ما تنها یک باز زندگی می کنیم پس بهتر است که از زمانی که در اختیار داریم بهینه و مناسب استفاده کنیم. با ادامه با گوگلز همراه باشید تا به راهکاری برای مدیریت بهتر زمان دست پیدا کنیم .

مدیریت بهتر زمان – چگونه زمان را بهتر و کارامد تر مدیریت کنیم ؟

همه ما ۲۴ ساعت در روز وقت و زمان داریم. اما ، چرا به نظر می رسد که برخی از افراد می توانند از هر دقیقه از روز حداکثر استفاده را ببرند؟ باور کنید یا نه ، آنها قدرت کاهش سرعت زمان و کند کردن زمان را ندارند. با این وجود آنها می دانند چگونه می توانند وقت خود را به درستی مدیریت کنند.

آیا می خواهید بدانید که چگونه می توانید استاد مدیریت زمان شوید؟ با استفاده از این چند نکته فوق العاده به استاد مدیریت زمان خود تبدیل شوید و به سبک زندگی بهتری را داشته باشید.

۱- ایجاد یک حسابرسی زمانی

وقتی نوبت به مدیریت زمان می رسد ، اولین قدم که شما باید بردارید این است که دریابید که زمان شما واقعاً کجا می رود و در چه کارهایی صرف می شود. ممکن است شما فکر کنید که فقط ۳۰ دقیقه وقت صرف ایمیل فرستادن می کنید ، اما در واقعیت آن کار یک ساعت از روز شما را می گیرد.آسانترین راه برای پیگیری وقت خود نصب کردن برنامه هایی مانند RescueTime ، Toggl , Timetune یا تقویم برنامه من برای پیگیری همه مواردی و کارهایی است که برای یک هفته انجام می دهید. سپس می توانید به یک گزارش دسترسی پیدا کنید تا بدانید چه چیزی وقت شما را بیشتر از بقیه می گیرد. با استفاده از این اطلاعات ، می توانید راه کارهای مناسب برای کمتر انجام دادن ان کارها را انجام دهید.

۲- برای هر کار محدودیت زمانی تعیین کنید

این موضوع را فهمیدم که تعیین محدودیت زمانی برای هر کار مانع از حواس پرت یا تعویق من می شود. به عنوان مثال ، اگر می خواهم برای سایت گوگلز مقاله ای بنویسم ، سه ساعت به این کار اختصاص می دهم. بنابراین اگر از ساعت ۸ صبح شروع کردم ، سعی می کنم تا ۱۱ صبح آن را بنویسم.

از آنجا که من بین کارها و فعالیتها معمولا استراحت نمی کنم ، اگر کار را به موقع انجام ندهم ، می توانم با استفاده از زمانی که برای چیز دیگری اختصاص داده شده ، روی آن کار کنم.

۳- از فهرست کارهای انجام شده استفاده کنید ، اما وظایف خود را رها نکنید

 “کلیه اهداف و پروژه ها از قسمت های کوچکتری تشکیل شده اند که برای رسیدن به هدف یا تکمیل پروژه باید انجام شوند. ویلیام لیپوفسکی پیشنهاد می کند لیست هایی را برای انجام هر هدف و پروژه ایجاد کنید و تمام مراحل قابل اندازه گیری که باید انجام شود را لیست کنید.“گذشته از اینکه شما را متمرکز می کند ، این کار باعث می شود که شما بتوانید آنچه را که قبلاً به دست آورده اید ، و آنچه باقی مانده است را هم ببینید.”در همان زمان ، وقفه هایی رخ می دهد که ممکن است مانع از انجام یک کار شما شود. ویلیام توصیه می کند که “توجه داشته باشید که همیشه به این کارها برگردید و آن ها را انجام دهید. این کار ممکن است شما را مجبور کند در هر زمان معین تعداد کارهایی را که در آن کار می کنید محدود کنید. “

۴- برنامه ریزی کنید.

یکی از بدترین کارهایی که می توانید انجام دهید ، بیدار شدن از خواب بدون برنامه ای برای روز است. شما به جای تمرکز روی آنچه باید انجام شود ، بی هدف پرسه می زنید و به مسائل مهم تر اهمیت نمی دهید.به همین دلیل است که همیشه باید با استفاده از یکی از این گزینه ها برنامه ریزی کنید؛

قبل از شب. قبل از اینکه کار را ترک کنید ، ۱۵ دقیقه آخر وقت را در سازماندهی دفتر خود صرف کرده و لیستی از مهمترین موارد خود را برای فردا تهیه کنید.
اولین کار در صبح. در طول صبح ، ۳ یا ۴ مورد ضروری و اساسی را که امروز باید به آنها توجه شود بنویسید و ان ها را در اولویت انجام دادن قرار دهید.

۵- صبح ها را بر روی مهمترین کارها صرف کنید.

مارک تواین می گیوید ، “اگر کار شماست که یک قورباغه بخورید ، بهتر است این کار را ابتدا صبح انجام دهید. و اگر کار شماست که دو قورباغه بخورید ، بهتر است ابتدا بزرگترین آن را میل کنید.”

چندش اور است نه؟ مطمئنا. اما نکته ای که تواین بیان داشت این است که شما باید از صبح بزرگترین و پر چالش ترین وظایف خود را انجام دهید، در واقع مهمترین وظایف خود (MIT)  را انجام دهید.

چند دلیل وجود دارد که این مورد یک ترفند مدیریت زمان مؤثر است. معمولاً بیشترین میزان انرژی را در اوایل صبح دارید. بنابراین بهتر است تا خشک نشدید، این کارهای مهم را انجام دهید. همچنین ، می توانید از آن احساس موفقیت کنید تا بقیه روز را با انرژی بیشتری طی کنید.

۶- برخی کارها را به دیگران محول کنید!!

نمایندگی و برون سپاری می تواند کمی فریب کارانه باشد. برای بعضی افراد کار سختی است که اجازه دهند شخص دیگری کارهایی را انجام دهد که قبلاً انجام می دادند. برای بعضی دیگر، آنها وقت ندارند که شخص دیگری را برای انجام وظایف خاص خود آموزش دهند.

نکته این است که نمایندگی یا برون سپاری صرفه جویی در زمان به شدت بالا می برد زیرا این امر باعث می شود بار کار شما کاهش یابد – این بدان معنی است که شما وقت بیشتری برای صرف کارهای مهم تر یا انجام کارهای کمتری دارید. مسئولیت ها را به اعضای تیم واجد شرایط واگذار کنید یا یک مترجم آزاد کار با تجربه استخدام کنید. و اگر تصمیم دارید آموزش داخلی را انجام دهید ، در پایان سرمایه گذاری اولیه ارزش آن را خواهد داشت.

۷- نیمه کارها را از بین ببرید

جیمز پاک می نویسد: “در عصر حواس پرت ما ، احمقانه است که بتوانیم توجه خود را بین آنچه باید انجام دهیم و آنچه جامعه ما را با آن بمباران می کند ، تقسیم کنیم.”

وی گفت: “معمولاً ما همزمان با تلاش برای دستیابی به چیزی ، پیام های ایمیل و لیست های انجام کار را متعادل می کنیم. این مورد بسیار نادر است که ما کاملاً درگیر وظیفه اصلیمان شویم. “

پاک این موارد را  “نیمه کارها” را لقب داده است و در اینجا چند نمونه آورده شده است.

شما در حال نوشتن گزارش هستید ، اما به طور تصادفی دست از کار می کشید تا بدون هیچ دلیل تلفن خود را بررسی کنید.
شما تمرین جدیدی را امتحان می کنید ، اما چند روز بعد به برنامه دیگری تغییر رویه می دهید زیرا درباره آن به صورت آنلاین خوانده اید.
هنگام صحبت کردن با تلفن ، ذهن شما به ورودی صندوق ایمیل تان متمرکز می شود.
“صرف نظر از اینکه در کجا و چگونه شما در دام نیمه کارها قرار می گیرید ، نتیجه همیشه یکسان است: شما هرگز به طور کامل به وظیفه مربوطه مشغول نیستید ، بندرت به مدت طولانی به یک کار متعهد می شوید و کار اصلی طول می کشد تا به اتمام برسد. شما دو برابر بیشتر از نیمی از این کار را انجام می دهید. “

Clear متوجه شده است که بهترین راه برای غلبه بر نیمه کار ، مسدود کردن “زمان قابل توجهی برای تمرکز روی یک پروژه و از بین بردن هر چیز دیگری است.” برای مثال ، او یک تمرین را انتخاب می کند و در حین کار فقط روی آن تمرین تمرکز می کند. او همچنین چند ساعت را به یک پروژه مهم اختصاص می دهد ، اما تلفن را در اتاق دیگری خواهد گذاشت.

“این تکنیک حذف کامل حواس پرتی ها را بسیار راحت می کند و می دانم برای انجام کارهای عمیق و متمرکز به این تکنیک نیاز خواهید داشت.”

۸- برنامه خود را تغییر دهید

اگر این مقاله را می خوانید ، بدیهی است زیرا می خواهید مدیریت بهتر زمان مفیدی را داشته باشید و من خوشحالم از اینکه به شما کمک کنم. اما اگر با مدیریت زمان مشکل دارید ، راه حل ممکن است به آسانی تغییر برنامه شما باشد.به عنوان مثال ، به جای خوابیدن تا ساعت ۶:۳۰ صبح ، یک ساعت زودتر از خواب بیدار شوید. به شخصه ، من می دانم که ساعت ۵:۱۵ صبح به عنوان پربارترین زمان روز است. آن زمان به من فرصت می دهد تا ورزش کنم ، روز خود را برنامه ریزی کنم ، ایمیل های خود را چک کنم و حتی بدون مزاحمت روی پروژه های جانبی کار کنم.